Einfach machen: Meine Morgenroutine und Aufgabenplanung Wie ich meine Aufgaben jeden Morgen plane und strukturiert durch den Tag komme inkl. Freebie "To Do" Liste | 19.03.2021

Ich weiß nicht wie es bei euch ist aber ich habe meist so viele Aufgaben und To Do’s, dass es manchmal schwer fällt den Überblick zu behalten und mich nicht zu „vertüdeln“. Nur zu gerne bleibe ich an einzelnen, vielleicht gar nicht so wichtigen, Aufgaben hängen oder mir fällt plötzlich noch etwas ganz anderes ein. Das (Arbeits-)Ergebnis am Ende des Tages ist an solchen Tagen nicht zufriedenstellend. Denn auch wenn man den ganzen Tag arbeitet, so hat man am Ende des Tages das Gefühl nicht wirklich etwas geschafft zu haben.

Vor allem in der Selbstständigkeit, in der die Aufgabenliste einfach nie abgearbeitet ist - da man immer noch mehr machen könnte - ist es unglaublich wichtig sich zu strukturieren.

Ich verrate euch heute, was mir hilft meinen Tag zu strukturieren und meine wichtigsten Aufgaben zu erledigen.

Unerlässliche Utensilien sind neben meinen Listen & Blöcken, die radierbaren Stifte der FriXion Family aus dem Hause PILOT. Diese begleiten mich nun schon viele Jahre und sind aus meiner tagtäglichen Planung nicht mehr weg zu denken. Ganz neu in der Serie ist der FriXion Point Clicker: Ein Tintenroller, der Dank Synergy-Spitze ein tolles Schreibgefühl hat und sich einfach ideal für den Büroalltag und zum Notieren von To-Do Listen eignet. Die Druckmechanik erinnert an einen Kugelschreiber. Jedoch mit dem großen Vorteil, dass der FriXion Point Clicker wie alle FriXion Stifte radierbar ist! Was mir an dem neuen FriXion Point Clicker noch besonders gut gefällt: Das schlichte Design.

1. Morgenroutine und Tagesplanung

Der Morgen läuft bei uns eigentlich immer gleich ab: Nach dem Aufstehen wird erstmal gefrühstückt und während Paul die Brotdose für die wilde Hilde packt, helfe ich ihr beim Fertigmachen.

Sobald dann alle aus dem Haus sind, habe ich paar Minuten nur für mich. Hier koche ich mir noch einen Tee, setze mich an den Frühstückstisch und überlege was an diesem Tag alles ansteht und notiere es mir mit meinem FriXion Point Clicker auf meinem Notizblock.

Wie eingangs schon erwähnt, steht natürlich immer sehr viel an. Meist zu viel, um es an einem Tag zu schaffen. Daher überlege ich mir ein paar wichtige Aufgaben, die ich an diesem Tag realistisch schaffen muss und auch schaffen kann.

Das sind meist zwei bis drei Punkte wie z. B. Rechnungen schreiben, Bilder bearbeiten und einen Blogbeitrag vorbereiten. Diese drei Hauptaufgaben sollten so realistisch wie möglich geplant werden - also lieber etwas konservativer planen, denn meist braucht alles doch viel mehr Zeit als gedacht.

Wirklich wichtiges wird mit den radierbaren Textmarkern von FriXion gekennzeichnet, damit sind Prioritäten oder Besonderheiten schnell erkennbar.

Neben den „Hauptaufgaben“ gibt es aber meist noch viele kleinere Aufgaben die vielleicht nicht unbedingt heute erledigt werden müssen, die aber doch anstehen. Diese kommen auch auf die Liste aber etwas weiter unten und werden unter „Nice to have“ abgelegt. Sozusagen als Bonusaufgaben.

Dank der einzigartigen Radierfunktion der FriXion Stifte kann ich erledigte Aufgaben damit einfach weg radieren, anstatt sie abzuhaken oder durchzustreichen.

Das finde ich doppelt praktisch:

• Erstens kann ich so das Thema wirklich in meinem Kopf als „erledigt“ markieren, da ich es nicht mehr vor Augen habe.
• Zweitens kann ich die Liste somit länger fortführen. Bonusaufgaben, die am nächsten Tag noch nicht erledigt sind, können somit auch ganz einfach vom unteren Teil der Liste auf den oberen Teil rutschen. Das spart nicht nur Papier, sondern sorgt auch dafür, dass keine To Do’s einfach von der Liste fallen.

Damit ihr eure Aufgaben richtig gut planen könnt, findet ihr eine neue kostenlose Druckvorlage für eine "To Do" Liste in meinen Design Freebies und auch eine nachhaltig gedruckte Variante in meinem Shop veastore.

2. Deep Work oder Pomodoro Technik für einen produktiveren Tag

Danach geht es mit einer frischen Kanne Tee an den Schreibtisch.

Da ich leider zu Menschen gehöre, die sich ziemlich schnell ablenken lasse, versuche ich mir meinen Tag mit Techniken wie „Deep Work“ oder „Pomodoro-Technik“ zu strukturieren. Hierzu werden die Tage / Stunden entweder fest für Themen reserviert, die besonders viel Konzentration fordern, oder die Aufgaben in Einheiten á 25 Minuten gepackt mit regelmäßigen kurzen Pausen dazwischen.

Was diese Techniken gemeinsam haben ist u.a. das „Ausschalten von Störfaktoren“ - gemeint ist damit letztlich alles, was uns ablenkt: Ob das Smartphone, das E-Mail Postfach oder Außengeräusche.

• Sprich, das Telefon am Besten in den Flugmodus schalten und in einen anderen Raum legen,
• den Computer in den „Nicht stören“ Modus schalten, sodass E-Mails und Benachrichtigung nicht immer auf dem Bildschirm auf poppen und
• auch die Menschen im Umfeld (Kollegen, Familie im Homeoffice) informieren, dass man für die nächsten x Stunden nicht ansprechbar ist.
• Wer sich leicht von Außengeräuschen ablenken lässt, kann z.B. auch mit Kopfhörern arbeiten.

Das sind nur ein paar wenige Punkte, die für mich besonders wichtig sind, um konzentriert arbeiten zu können. Darüber hinaus gibt es natürlich noch viele weitere Bestandteile dieser Techniken:

Hier könnt ihr noch mehr zu den Themen „Deep Work“ und „Pomodoro Technik“ nachlesen.

3. Die Woche im Blick: Wochenplaner

Neben meiner morgendlichen To Do Liste liegt an meinem Arbeitsplatz auch immer noch mein Wochenplaner.

Darin zu finden sind nicht nur meine Termine der Woche, sondern darauf werden auch Notizen, neue To Do’s und Ideen niedergeschrieben, die mir so im Laufe des Tages kommen während ich an meinem Schreitisch sitze. Denn sobald alles mal niedergeschrieben ist, kann ich mich schnell wieder auf die wichtigen Aufgaben des Tages konzentrieren und muss mir keine Sorgen machen etwas zu vergessen.

Das Praktische an einem Wochenplaner: Hier könnt ihr auch sofort sehen an welchem Tag ihr wieviel Zeit für eure Aufgaben habt und z. B. Deep Work Einheiten direkt fest eintragen.

In meinen Design Freebies findet ihr eine kostenlose Druckvorlage für einen Wochenplaner und in meinem Shop veastore findet ihr einen nachhaltig gedruckten Block.

Design Freebies

Kostenlose Druckvorlagen für To Do Liste und Wochenplaner

Lade dir hier deine Druckvorlagen für To Do Listen und Wochenplaner kostenlos herunter.

• Empfehlung für den Druck des Wochenplaners: A4, randlos auf mind. 90gr Papier.
• Empfehlung für den Druck der To Do Liste : A5 (bzw. 2 Seiten auf einer DIN A4 Seite), randlos auf mind. 90gr Papier.

Wie immer nur für den Privatgebrauch. Lizensiert unter Creative Commons BY-NC-ND.

Ich wünsche euch jetzt erstmal viel Erfolg bei euren Aufgaben!

Alles Liebe
Vera

Dieser werbliche Beitrag entstand in freundlicher Zusammenarbeit mit PILOT FriXion.